Las cuatro carpetas del agente de IA: tutorial completo paso a paso

Un agente de IA no se «contrata» con un prompt brillante: se configura con una estructura de archivos que puedas revisar, corregir y conservar. Este tutorial recorre la creación de cuatro carpetas —instrucciones, plantillas, documentos y memoria—, la escritura de una primera instrucción, la preparación de una plantilla de salida y un ciclo didáctico de prueba y corrección. El ejemplo usa notas ficticias para un borrador de acta y requiere revisión humana antes de cualquier uso real.

Qué vas a montar y qué queda fuera

Al terminar este tutorial tendrás una carpeta principal con cuatro subcarpetas —Instrucciones, Plantillas, Documentos y Memoria—, los archivos mínimos dentro de cada una y un ciclo completo ejecutado: una petición, un borrador, una revisión y una corrección registrada. El agente consulta esos materiales; tú decides qué guardar, corriges lo que no encaja y eliges qué versión conservar. La estructura puede vivir en una carpeta local, una unidad compartida o el servicio de archivos que ya uses, y el tutorial no requiere programar ni conectar servicios externos.

Serán la base para que una herramienta de IA redacte un borrador que tú compruebas. No se trata de automatizar decisiones ni de producir un documento oficial sin supervisión: la entrada la proporciona una persona y la salida vuelve a una persona para revisión. Si lo que buscas es configurar la rutina diaria de cinco minutos con ChatGPT o pasar notas de reunión a un acta con revisión por capas, eso se trata en tutoriales aparte; aquí nos centramos en el esqueleto de archivos que sostiene todo lo demás.

Antes de empezar: una tarea, no un agente para todo

Escribe la tarea en una frase: «A partir de notas que yo proporcione, prepara un borrador de acta con los apartados de la plantilla». Esa frase ya impone límites útiles. No le estás pidiendo a la herramienta que convoque reuniones, envíe mensajes, asigne responsabilidades, decida prioridades ni publique el documento. La entrada la proporciona una persona y la salida vuelve a una persona para revisión de abajo arriba: primero tú, después quien corresponda en tu organización.

Si tu tarea requiere información confidencial, decisiones con consecuencias importantes o acciones externas, no la conviertas en el primer ensayo de este sistema. Empieza con material ficticio o autorizado, sin datos personales innecesarios y con una revisión antes de compartir nada. Comprueba también las reglas de tu organización y las condiciones de la herramienta que piensas usar, porque la organización en carpetas no concede permisos ni garantiza privacidad.

Prepara un espacio de trabajo claro

En el lugar donde guardas tus archivos, crea una carpeta principal con un nombre reconocible, por ejemplo actas_borrador_demo. Dentro, crea cuatro subcarpetas: instrucciones, plantillas, documentos y memoria. Mantén los nombres simples y consistentes; así podrás identificar rápidamente qué material describe el comportamiento, qué define la forma de entrega, qué sirve de referencia y qué registra correcciones.

No es necesario cargar todo lo que tengas sobre reuniones. En esta primera prueba bastan cuatro carpetas y los archivos mínimos que crearás a continuación. Una colección pequeña facilita detectar si la herramienta usó un documento equivocado o si una regla quedó ambigua. Este tutorial se limita a la estructura básica de cuatro carpetas; la obra también contempla configuraciones avanzadas separadas.

Carpeta 1: Instrucciones, el límite operativo

Las instrucciones describen el rol, la tarea, las acciones permitidas, las prohibiciones y el modo de entregar el resultado. Deben poder leerse sin conocer conversaciones anteriores, de modo que cualquiera —incluida tú misma dentro de tres meses— pueda entenderlas sin contexto previo. Guárdalas en un archivo, por ejemplo instrucciones/acta_borrador.md. No hace falta redactar un manual extenso: una instrucción concreta y comprobable suele ser más fácil de probar que una lista de aspiraciones.

Para este ejemplo puedes comenzar con el texto siguiente y adaptarlo a tus necesidades. El nombre «agente» es una etiqueta práctica para la configuración de la tarea; no significa que el sistema tenga autonomía, criterio profesional o acceso a tus archivos sin que tú se los proporciones. Aquí va el bloque completo para copiar:

# Agente: borrador de acta

## Rol
Eres un asistente de redacción. Tu tarea es transformar las notas que te entregue la persona usuaria en un borrador de acta.

## Qué haces
- Ordenas la información usando la plantilla indicada.
- Conservas los datos y el sentido de las notas sin añadir hechos.
- Señalas los puntos ambiguos o incompletos como pendientes de confirmar.
- Distingues decisiones explícitas de propuestas o asuntos por revisar.

## Qué NO haces
- No inventas asistentes, acuerdos, fechas, responsables ni plazos.
- No afirmas que el borrador está aprobado ni lo envías a otras personas.
- No conviertes una sugerencia en una decisión.
- No completas datos ausentes mediante suposiciones.

## Cómo entregas
Usa la plantilla acta_borrador.md. Escribe en español claro y neutral. Entrega un borrador conciso y termina con una lista de datos que deben verificarse.

## Antes de entregar
- Comprueba que cada afirmación procede de las notas o de una referencia proporcionada.
- Si falta un dato, escribe «No indicado en las notas».
- Si no puedes distinguir decisión de propuesta, márcala «Por confirmar».

Haz que las reglas se puedan revisar

Una buena instrucción permite comparar el borrador con la entrada. «No inventes asistentes» es verificable: compruebas si apareció algún nombre que no estaba en las notas. «Escribe de forma excelente» es demasiado abierto; distintas personas pueden entenderlo de maneras incompatibles. Define el tono con palabras observables —claro, neutral, sin adornos— y el límite con ejemplos de lo que no debe hacer. Cada regla que escribas debería poder responder a la pregunta: ¿cómo comprobaría si se cumplió?

También conviene precisar qué hacer cuando falta información. Decir «completa el acta» puede empujar al sistema a rellenar huecos con lenguaje plausible. En cambio, una salida como «No indicado en las notas» conserva el vacío visible y facilita pedir una aclaración. La regla no elimina errores, pero te ofrece una señal que puedes comprobar en el borrador y discutir con quien corresponda.

La plantilla maestra para cualquier tarea futura

La instrucción del acta es solo tu primer caso. Para tareas posteriores puedes reutilizar un esqueleto genérico —rol, qué hace, qué no hace, cómo entrega, comprobación previa— y rellenarlo con el contenido propio de cada tarea. Guárdalo también en instrucciones/plantilla_maestra.md para tenerlo a mano la primera vez que montes un segundo agente:

# Agente: [NOMBRE]

## Rol
Eres mi [FUNCIÓN]. Tu trabajo es [TAREA].

## Qué haces
- [Acción 1]
- [Acción 2]
- [Acción 3]

## Qué NO haces
- [Restricción 1]
- [Restricción 2]

## Cómo entregas
Formato: [REFERENCIA A PLANTILLA]
Extensión: [MÁXIMO]
Tono: [tono]

## Antes de entregar
- Verifica que [COMPROBACIÓN]
- Si falta [DATO], escribe «No indicado en las notas», no lo inventes

Con esa plantilla maestra a la vista, el proceso de crear la segunda y tercera instrucción es mucho más rápido: rellena los corchetes con la tarea concreta y añade las restricciones que ya hayas aprendido en pruebas anteriores. Las instrucciones se escriben una vez y se actualizan cuando algo falla; no se reescriben desde cero en cada uso.

Carpeta 2: Plantillas, la forma de salida

La plantilla determina la estructura que quieres recibir. Guárdala como plantillas/acta_borrador.md. La separación entre instrucciones y plantilla evita repetir el formato en cada petición: las instrucciones dicen que debe seguirse la plantilla, y la plantilla enumera los apartados. Si cambias el formato en el futuro, podrás modificar ese archivo de referencia sin reescribir toda la descripción de la tarea.

Una plantilla buena se puede leer como una lista de apartados con indicaciones entre corchetes, no como un texto con huecos disimulados. La diferencia importa: los corchetes visibles obligan a marcar lo que falta; los huecos disimulados invitan a rellenar con suposiciones. Esta es la versión mínima para el ejemplo:

# Borrador de acta

## Datos de la reunión
- Fecha: [indicar o marcar como no indicada]
- Tema: [indicar]
- Participantes: [solo los que consten en las notas]

## Resumen
[Resumen fiel de los puntos tratados.]

## Decisiones explícitas
[Incluir únicamente acuerdos identificados claramente como decisiones.]

## Propuestas y asuntos por confirmar
[Separar propuestas, preguntas abiertas y datos ambiguos.]

## Próximos pasos mencionados
- Acción: [solo si aparece en las notas]
- Responsable: [solo si aparece en las notas]
- Fecha: [solo si aparece en las notas]

## Revisión humana
- Datos que faltan o necesitan confirmación:
- Elementos que la persona revisora debe validar:

Los campos entre corchetes son indicaciones, no datos para conservar literalmente en la versión final. Puedes cambiar los apartados según el tipo de acta que uses, siempre que la estructura no haga pasar información incierta por confirmada. Si un campo no corresponde, puedes permitir que se omita; si siempre debe aparecer, indica cómo mostrar que no se proporcionó.

Prueba la plantilla con una entrada ficticia

Prepara unas notas deliberadamente incompletas para probar los límites. Por ejemplo: «Reunión de demostración sobre el boletín. Se propone revisar el borrador en la próxima sesión. No se registran fecha ni participantes. La persona que tomó las notas debe confirmar si hubo una decisión final». Estas frases son inventadas para el ejercicio, no describen un encuentro real.

Un borrador aceptable no debería convertir la propuesta de revisar el texto en un acuerdo aprobado, ni fabricar una fecha, una lista de asistentes o un responsable. Debería colocar la propuesta en el apartado adecuado y señalar que faltan datos. Evalúalo con la entrada a la vista, no por lo convincente que suene; un texto fluido puede ocultar una inferencia.

Carpeta 3: Documentos, referencias seleccionadas

En documentos guardas material que la tarea puede consultar: una guía de estilo, un glosario o un ejemplo autorizado y anonimizado. Para el primer ensayo, quizá no necesites añadir nada. La plantilla y las instrucciones pueden bastar para trabajar con notas ficticias. Si incorporas referencias, elige solo las que ayuden a resolver una necesidad concreta; más archivos no garantizan una respuesta mejor.

Antes de agregar un documento, pregúntate qué regla aporta y si la herramienta necesita realmente leerlo. Una guía de estilo breve puede definir cómo escribir fechas o siglas. Un acta anterior quizá contenga nombres o información que no se deben reutilizar. No uses documentos de otras personas sin permiso, y no cargues información sensible en una herramienta sin comprobar que su uso está autorizado.

Una ficha de referencia minimalista

Si necesitas una referencia de estilo, puedes crear documentos/guia_estilo.txt con pautas generales: usar frases directas, conservar los nombres de áreas tal como se entregan, escribir fechas solo cuando estén presentes y no expandir siglas sin confirmación. Esta guía es material de ejemplo. No añadas políticas internas ficticias ni presentes esta ficha como una norma oficial.

El criterio para mantener una referencia es su utilidad observable. Si el borrador repite una confusión terminológica que la guía podría resolver, añade una definición verificable. Si un archivo no afecta a la tarea o añade contexto que distrae, déjalo fuera. Revisa también la versión y el origen del documento para no mezclar pautas antiguas con instrucciones actuales.

Controla qué material compartes en cada prueba

Las cuatro carpetas son una organización de archivos; no implican que cualquier aplicación acceda automáticamente a ellas. En una herramienta de chat, normalmente tendrás que pegar o adjuntar los archivos que correspondan, siguiendo sus controles de acceso. Comparte únicamente la información necesaria para la prueba y confirma que no incluyes datos personales que no hacen falta para redactar el ejemplo.

Si utilizas un espacio compartido, define quién puede ver o modificar las carpetas. La ubicación en una unidad de trabajo no convierte el contenido en público ni privado por sí sola: dependen de los permisos y de la configuración del servicio. La persona responsable del espacio debe revisar esos aspectos antes de utilizar material real.

Carpeta 4: Memoria, registro de correcciones

La memoria de este sistema es un archivo que tú mantienes con preferencias y correcciones útiles para tareas posteriores. No es entrenamiento del modelo ni una modificación automática de sus parámetros. La herramienta puede volver a consultar el contenido si se lo proporcionas en una interacción futura; la mejora operativa depende de que actualices y revises esos archivos, no de que el sistema evolucione por sí solo.

Crea memoria/correcciones.md. No empieces copiando toda la conversación ni guardando cada salida. Registra una corrección cuando hayas identificado una pauta reutilizable: qué salió mal, qué debería ocurrir, por qué la regla actual no bastó y qué cambio concreto propones. Evita guardar datos identificativos innecesarios o información confidencial como si fueran preferencias permanentes de la tarea.

Formato para anotar una corrección

Un formato fijo hace que el registro sea revisable meses después. Cada entrada con fecha, tarea, error, corrección, causa probable y cambio propuesto. Este es el bloque base:

# Correcciones

## [AAAA-MM-DD] — Borrador de acta
- Error: [qué apareció incorrectamente]
- Corrección: [qué debe aparecer en su lugar]
- Causa probable: [qué regla faltó o quedó ambigua]
- Cambio en instrucciones o plantilla: [texto concreto]
- Verificación pendiente: [cómo comprobarlo en una prueba posterior]

Un ejemplo ficticio podría ser: «Error: la propuesta de revisar el boletín apareció bajo decisiones. Corrección: conservarla entre propuestas. Causa probable: las notas usaron una formulación ambigua. Cambio: exigir una señal explícita de acuerdo antes de clasificar algo como decisión». El registro no demuestra que el sistema ya haya cambiado; documenta una modificación que luego debes incorporar a las instrucciones o a la plantilla.

Conserva solo aprendizajes que puedan reutilizarse

Una anotación útil describe una regla general aplicable a la tarea. «En esta ocasión, la reunión fue el martes» es un dato puntual, no una preferencia. «No infieras el día de la semana cuando solo se proporciona una fecha» sí puede convertirse en una pauta, si responde a una necesidad real. Antes de copiar una corrección a las instrucciones, comprueba que no contradice otra regla y que no introduce una excepción demasiado específica.

La memoria tampoco debe funcionar como depósito indiscriminado. Revisa periódicamente si sus entradas siguen vigentes, elimina duplicados y traslada una regla consolidada a las instrucciones o a la plantilla cuando corresponda. Si el cambio ya está en la configuración estable, conservar varias notas antiguas que lo describen puede crear instrucciones contradictorias. Archiva el historial, no lo mezcles con lo vigente.

El primer ciclo completo, paso a paso

Con las carpetas creadas y los archivos mínimos preparados, ejecuta una prueba con la entrada ficticia. El flujo es deliberadamente manual: tú seleccionas los archivos, haces la petición, revisas el texto y decides si se corrige. No actives envíos automáticos ni compartas el borrador fuera del espacio de prueba. El objetivo inicial es comprobar que las reglas se entienden, no medir velocidad ni demostrar un resultado espectacular.

Estos son los cinco pasos del ciclo, que luego detallamos: reunir la configuración, pedir el borrador, comparar con la entrada, corregir el archivo adecuado y repetir la prueba. Cada pasada puede dejar una regla más clara si la persona valida el cambio y conserva la versión pertinente.

1. Reúne la configuración pertinente

Abre las instrucciones, la plantilla y, si aplica, la guía de estilo. Comprueba que son las versiones actuales. Para la demostración, copia las notas ficticias en un documento separado o en la petición; así puedes comparar el resultado con la entrada original. No pegues una conversación real solo para hacer la prueba más realista. Mantén el ensayo en el nivel de riesgo bajo que definiste al principio del tutorial.

2. Pide el borrador y establece límites explícitos

Formula una petición concreta, por ejemplo: «Usa las instrucciones y la plantilla adjuntas para redactar un borrador de acta a partir de estas notas ficticias. No añadas hechos. Separa propuestas de decisiones. Marca los datos ausentes como no indicados y termina con los puntos que debo confirmar. No envíes ni publiques el resultado». La petición refuerza los límites, aunque no sustituye las instrucciones guardadas ni las comprobaciones posteriores.

Si la herramienta permite elegir archivos de contexto, selecciona solo los necesarios. Si no puedes verificar qué material se envía, detente antes de proporcionar contenido real. La persona que opera la herramienta conserva la responsabilidad de entender sus controles y de decidir qué datos compartir. Este punto no admite atajos.

3. Compara cada apartado con las notas

Lee el borrador junto a la entrada. Revisa los nombres, fechas, participantes y acciones uno por uno. Comprueba si cada decisión está expresada como tal en las notas; si no, debe figurar como propuesta o pendiente. Mira también los campos ausentes y las frases que suenan categóricas. Una redacción fluida puede ocultar una inferencia, así que pregunta de dónde procede cada dato que parezca nuevo.

Marca los errores concretos, no solo una impresión general como «no me convence». Por ejemplo: «La propuesta aparece como decisión», «se añadió una fecha que no estaba» o «el apartado de revisión quedó vacío pese a faltar participantes». Una observación específica permite decidir si la causa está en las instrucciones, la plantilla, los documentos o la entrada. Ese diagnóstico es lo que convierte una queja en una mejora.

4. Corrige y actualiza el archivo adecuado

Si el problema es de clasificación, modifica las instrucciones con una regla que distinga expresiones de propuesta de expresiones de acuerdo. Si el borrador omitió un apartado obligatorio, ajusta la plantilla. Si faltaba una convención de nombres, revisa si corresponde añadir una guía breve a Documentos. Registra en Memoria una nota de corrección si la lección será útil; después actualiza el archivo principal para que la regla no dependa de recordar una conversación anterior.

No cambies cuatro archivos a la vez por una sola observación. Una modificación pequeña ayuda a identificar qué regla afectó al siguiente intento. Conserva una copia o historial si tu entorno lo permite y anota qué cambiaste. Si no sabes la causa, formula una hipótesis como pendiente, en vez de convertirla en una regla permanente sin comprobarla antes.

5. Repite la prueba antes de ampliar el uso

Vuelve a enviar las mismas notas ficticias con la configuración revisada. Verifica si el error concreto desapareció y revisa también que no se haya introducido otro. Luego prueba con una segunda entrada inventada que contenga una ambigüedad distinta, por ejemplo una acción sin responsable. La finalidad no es declarar el método infalible: es descubrir límites y saber qué revisar antes de considerar su uso con material autorizado.

Si el sistema continúa inventando datos o mezcla propuestas con decisiones, no lo delegues. Simplifica la tarea, reescribe la regla de forma más explícita o sigue redactando manualmente. Mantener supervisión y un mecanismo de parada forma parte del diseño, no es una señal de que debas confiar más.

Cómo mantener el sistema sin convertirlo en un proyecto

Una estructura solo ayuda si puedes entenderla y mantenerla. Usa nombres descriptivos, conserva una sola versión vigente de cada archivo en la carpeta activa y archiva las versiones anteriores en un lugar separado si necesitas historial. Evita dejar borradores múltiples con nombres casi iguales, porque la herramienta o la persona usuaria podrían escoger el archivo equivocado. Revisa también periódicamente que la carpeta Documentos no acumule material obsoleto.

Al cambiar de herramienta, tus archivos pueden servir como material de referencia, pero no garantizan que otra aplicación interprete las instrucciones del mismo modo. Cada sistema tiene límites y controles propios. Haz una prueba de nuevo cuando cambies de modelo, de configuración o de formato de entrada; no presupongas que el comportamiento se transfiere intacto de una plataforma a otra.

Lista de comprobación para cada borrador

Antes de considerar útil cualquier salida, repasa esta lista. Es corta a propósito: debe caber en una mirada.

• ¿El borrador se basa únicamente en las notas y referencias proporcionadas?
• ¿Hay nombres, fechas, participantes o responsables añadidos sin respaldo?
• ¿Las propuestas están separadas de las decisiones explícitas?
• ¿Los campos sin datos quedan marcados como no indicados?
• ¿La plantilla contiene todos los apartados que se necesitan?
• ¿El texto sigue siendo un borrador pendiente de revisión humana?
• ¿Se evitó compartirlo o enviarlo sin autorización?

Si una respuesta revela un problema, corrige el documento antes de circularlo. Si no puedes verificar un dato, déjalo como pendiente y consulta a la persona responsable. La presentación clara no reemplaza la exactitud ni la validación de quienes participaron.

Señales para pausar y rediseñar

Pausa la prueba si las notas incluyen información sensible que no estaba previsto compartir, si no puedes saber qué archivos recibió la herramienta o si el borrador atribuye decisiones a personas sin evidencia. También pausa si el formato de salida hace difícil distinguir hechos, propuestas y huecos. En vez de añadir más contexto a ciegas, revisa el alcance y decide si la tarea sigue siendo adecuada para este flujo.

Una tarea puede dejar de ser de bajo riesgo cuando se conecta a envío automático, afecta compromisos de trabajo o se usa como registro oficial. En ese caso, no basta con conservar las mismas cuatro carpetas: hacen falta controles y aprobación apropiados para el nuevo contexto. Este tutorial se limita a un borrador didáctico revisado por una persona; cualquier paso más allá exige un diseño nuevo.

Qué has construido y siguientes pasos

Al terminar este tutorial tienes la estructura de cuatro carpetas con archivos mínimos, una instrucción probada, una plantilla revisada con una entrada ficticia, un registro de memoria y un ciclo de prueba con una corrección documentada. Es una base pequeña a propósito: puedes inspeccionar qué materiales entran, qué salida se prepara y qué debe verificar una persona.

El ejemplo de las cuatro carpetas se apoya en el capítulo 1 de Agentes IA para Profesionales 2027, en la explicación de Instrucciones, Plantillas, Documentos y Memoria y en las plantillas de configuración y corrección del libro. Como lectura contextual, esta página de MargaPress sobre Tu empleado digital trata sobre otro libro: no es una instrucción ni una fuente del método de cuatro carpetas explicado aquí, y esta reseña en MargaBooks tampoco enseña ni valida este procedimiento. Se incluyen como lecturas relacionadas, sin atribuirles el contenido de este tutorial.

Si tu siguiente paso es ampliar la biblioteca —con instrucciones para otras tareas, plantillas o documentos de referencia—, decide primero qué necesidad concreta resolverá cada archivo y quién verificará que sigue vigente. Si aún no has ejecutado el ciclo completo, retómalo antes: los pasos posteriores dependen de comprobar que la estructura mínima es comprensible y mantenible.

Agentes IA para Profesionales 2027

Un método de cuatro carpetas, procedimientos revisables y supervisión humana.

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